Dokumentni sistem VOPI (Vodenje postopkov in pisarniško poslovanje) je ključna rešitev za digitalizacijo poslovanja, ki organizacijam omogoča učinkovito upravljanje dokumentov in zadev.
Sistem zagotavlja računalniško vodeno evidenco zadev in dokumentov, s čimer poenostavlja in pospešuje administrativne procese ter zmanjšuje tveganje za napake.
- Z integrirano podporo internim postopkom poslovanja omogoča natančno spremljanje delovnih tokov in nalog, kar povečuje preglednost ter odgovornost v organizaciji.
- Hkrati omogoča varno shranjevanje elektronskih slik dokumentov, kar predstavlja pomemben korak k uvedbi brezpapirnega poslovanja, zmanjšanju stroškov ter pozitivnemu vplivu na okolje.
Kot temeljna aplikacija v okviru skupine aplikacij “3OIS – Občinski Informacijski Sistem“ VOPI podpira celovito digitalno transformacijo organizacij.
S svojim modularnim pristopom je primeren za različne organizacije, od občinskih uprav do podjetij in drugih javnih ustanov, saj omogoča prilagoditev specifičnim potrebam ter izzivom posamezne organizacije.
VOPI je dokumentni sistem namenjen popolni podpori pisarniškemu delu:
- glavnih oziroma sprejemno-informacijskih pisarn
- tajništev uradov/oddelkov in
- referentov.
Dokumentni sistem VOPI je več kot le orodje za vodenje dokumentacije – je strateški partner za optimizacijo poslovnih procesov, povečanje produktivnosti ter zagotavljanje skladnosti z zakonodajo in standardi sodobnega poslovanja.
Poleg evidentiranja in hranjenja dokumentov, ki vstopajo in nastajajo v postopkih reševanja zadev, dokumentni sistem VOPI omogoča tudi izdelavo poljubnih izhodnih dokumentov, odločb, mnenj, informacij, ki jih pripravi na osnovi predlog oz. vzorcev, pripravljenih za različne postopke.
Različni dodatni moduli dopolnjujejo osnovne funkcionalnosti. Postopki, ki so vezani na prostor (postopki z nepremičninami, urejanje prostora, …) so dodatno podprti s povezavo na bazo prostorskih podatkov in možnostjo neposrednega pregledovanja predmeta zadeve v GIS pregledovalniku.
Dokumentni sistem VOPI združuje v enoten sistem več funkcionalnih področij. Uporabnikom zagotavlja glede na njihove pravice in pooblastila:
- pregled nad trenutnim stanjem zadev v sistemu,
- pri katerih referentih se trenutno nahajajo oz. kdo je zanje trenutno odgovoren,
- omogoča iskanje zadev in posameznih dokumentov v spisu po različnih kriterijih,
- vpogled v popis spisa ter v vse, v spis vložene dokumente.
Na ta način je vsak dokument, ki je shranjen v dokumentni sistem VOPI takoj dostopen vsakomur, ki je pooblaščen za vpogled vanj, brez čakanja ali poseganja v fizični arhiv.
Prav tako dokumentni sistem VOPI omogoča vodstvenemu kadru nadzor v obliki rednih periodičnih elektronskih obvestil, iz katerih je možno razbrati:
- koliko je odprtih zadev v določenem časovnem obdobju,
- koliko od teh je rešenih in
- kdo je odgovoren za posamezno zadevo.
Dokumentni sistem VOPI je izdelan v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, je tehnološko dovršen in sodoben.
Leta 2024 smo ob njegovi 30. obletnici obstoja lansirali novo različico dokumentnega sistema VOPI v oblaku, ki svojo prenovljeno podobo sledi trendom sodobne uporabniške izkušnje in predvsem zahtevam naših uporabnikov.

3OIS
Ostala programska orodja
v okviru 3OIS
Skupna podatkovna infrastruktura 3OIS zagotavlja enotno zbirko podatkov za vse aplikacije (npr. podatki o stavbah, parcelah, hišnih naslovih in strankah), kar omogoča enoten dostop do podatkov vsem orodjem in funkcionalnostim sistema.
GIS sistem 3MAP
Integriran z dokumentnim sistemom VOPI omogoča upravljanje občinskega prostora.
Preberi večNamenske aplikacije za podporo upravnim postopkom
Podpora specifičnim procesom na posameznih delovnih področij občinske uprave.
Preberi več